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Comment préparer sa TVA

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Comment préparer sa TVA

Préparer les éléments pour sa déclaration de TVA. Comment faire ?

Pour faire simple, la TVA est un impôt indirect, sur les dépenses de consommation. Payée par le consommateur, elle est perçue par les sociétés qui participent au processus de production et de commercialisation. Le montant de cette taxe est calculé sur le  prix de vente hors taxe.

Pour toute entreprise assujettie à TVA, une déclaration doit être effectuée. Elle peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle (renseignez-vous auprès de votre expert-comptable).

Les différents taux de celle-ci :

  • 20% : Majorité des biens et des services.
  • 10% : hôtels, Restauration, médicaments non remboursables, transport, travaux de restauration sur des logements d’habitations (exceptionnellement, pour les travaux visant à améliorer l’aspect énergétique, le taux peut être même réduit à 5.5%).
  • 5.5% : Gaz et électricité, œuvres d’art, livres, produits alimentaires et restauration (sous emballage), cantines scolaires.
  • 2.1% : Presse, Médicaments remboursables par la sécurité sociale.

Afin de permettre à votre comptable de faire votre déclaration de TVA, au plus proche du réel, Il est fortement recommandé de préparer en amont tous les éléments nécessaires à celle-ci.

Le nombre d’éléments à fournir est aléatoire, selon votre activité et vos mouvements bancaires.

De multiples procédés organisationnels existent, aussi, à vous de trouver votre méthode !

Dans cette rubrique, nous allons aborder une façon simple et rapide de gérer au mieux cette préparation.

En fonction de votre expert-comptable, vous pouvez faire votre transmission d’éléments comptables par voie matérialisée ou dématérialisée (digital).

Quoiqu’il en soit, avant tout démarrage, il est impératif de préparer une Check-list afin de vous permettre de suivre l’avancée de cette préparation.

Check-list

Avançons étape par étape… Matérialisé ou dématérialisé, faîtes votre choix !!

Matérialisé :

  • Regrouper les éléments papier : Munissez-vous d’une pochette facile à transporter afin de pouvoir y déposer tous les documents papiers qui vous seront délivrés par vos fournisseurs durant le mois.
  • Munissez-vous aussi de votre relevé de caisse journalier et mensuel. Celui-ci peut être détaillé ou inscrit en totalité selon votre activité.
  • Dotez-vous également de votre relevé bancaire. Reçu par courrier ou imprimé par vos soins.
  • Il est important de pointer chaque mouvement bancaire, dans la mesure où il est nécessaire de vérifiez que chaque mouvement soit justifiable et en lien avec l’activité de votre entreprise.
  • Rapprochez chaque mouvement bancaire avec une pièce comptable. De façon à ce que tout mouvement bancaire soit justifié par une pièce comptable. Lorsqu’un document est manquant, contactez le bénéficiaire afin de lui en demander une copie avec la TVA inscrite.
  • Réunissez tous documents du mois concerné dans une pochette ou un classeur. De manière à ce que vos éléments soient classés par mois et par catégorie.
  • Déposer vos éléments préparés à votre Expert-comptable. Assurez-vous de les déposer au plus tard le 10 du mois en cours afin de laisser le temps à votre Expert-comptable d’analyser chaque élément avant d’effectuer votre déclaration.

Exemple : dépôt le 10 octobre pour la déclaration du mois de septembre.

  • Votre déclaration faite, ajoutez le document justificatif à votre classement du mois concerné.

Astuce : Si vos relevés bancaires sont supérieurs à 4 pages, je vous invite à le pointer en deux ou trois étapes durant le mois.

Dématérialisé :

  • Scannez vos éléments comptables.  Factures d’achats, échéanciers, caisse, contrats  note de frais,…
  • Connectez-vous à votre logiciel de partage. Google Drive, Cloud,…
  • Nommez et classez vos éléments dans le fichier de partage. Il est important de nommer vos éléments avec une appellation simple et compréhensible (Nom du fournisseur – montant TTC – Date de facture)
  • Extraction du relevé bancaire format PDF. Généralement ce fichier se trouve sur le site en ligne de votre banque.
  • Procédez ensuite à l’extraction du relevé bancaire en format Excel. Celui-ci va vous permettre de noter des informations diverses sur les mouvements bancaires et simplifier l’analyse de votre Expert-comptable. Par exemple : acompte du client X sur la facture 1028, échéancier du fournisseur Y joint aux éléments du mois de Mars 2019,…
  • Vérifier chaque opération de votre relevé bancaire afin de vous assurer que celle ci soit en lien avec votre activité.
  • Le rapprochement de vos encaissements et de vos décaissements doit être accompagnés d’une facture ou d’un échéancier. En cas de justificatif manquant, contactez votre fournisseur pour lui en faire la demande. Assurez-vous que la TVA soit inscrite.
  • Assurez-vous que tous les éléments nécessaires à la déclaration de votre TVA de la période concernée, soient présents dans votre fichier de partage. Important : Mise à disposition à votre Expert-Comptable de tous les documents au plus tard le 15 du mois en cours. Exemple, déclaration du mois de Juillet, documents disponibles avant le 15 août.
  • Une fois votre déclaration faite, ajoutez le document justificatif à votre classement du mois concerné.
  • Une fois la déclaration faite, classez vos documents dans les rubriques appropriées.

A VOUS DE JOUER !!